Imagine que a mercadoria já foi carregada, está pronta para iniciar viagem e a emissão do CT-e atrasa porque o documento foi rejeitado pela Secretaria da Fazenda. Se você já passou por algo semelhante sabe que assim como ficar parado pode custar tanto para a transportadora quanto para o cliente, pegar a estrada sem cumprir com a legislação, com certeza, não é uma opção. Nesse caso não tem jeito! É necessário dedicar mais tempo para identificar a causa, corrigi-la e retomar o processo de emissão, talvez ainda com o retrabalho de preencher todos os campos novamente, dependendo do sistema ou controle que você utiliza.

Mas nós sabemos que no cotidiano acelerado das transportadoras, ter agilidade é crucial para o bom andamento dos negócios e é por isso que vamos te ajudar a entender melhor como acontece a autorização da Sefaz, quais são os principais erros e o que você pode fazer para evitar rejeições de seus CT-es.

Para começar é importante saber que, durante o processo de emissão, o CT-e é enviado eletronicamente para a autorização da Secretaria da Fazenda onde cada documento é analisado individualmente, a partir de quatro características: assinatura digital, layout, numeração e emitente. Assim, mesmo que enviados em lote, somente os CT-es que tiverem algum tipo de erro serão rejeitados pela SEFAZ que indicará o motivo por códigos e mensagens.

Para que você entenda melhor, veja como funciona a avaliação de cada item e suas principais causas de rejeição:

Rejeições ligadas à assinatura digital

Por se tratar de um documento digital, a assinatura é validada justamente para garantir a autoridade e a integridade do CT-e, evitando fraudes e, até mesmo, possíveis falhas, como apontam as seguintes rejeições:

• 290 – Rejeição: Certificado Assinatura inválido
• 291 – Rejeição: Certificado Assinatura Data Validade

A primeira rejeição pode ocorrer quando há algum erro na instalação do seu certificado ou quando há mais de uma assinatura instalada na máquina. Para evitar problemas como esses, é preciso garantir sempre o bom funcionamento do certificado, assim como o uso da assinatura correta para a emissão do CT-e. Já para evitar a rejeição por vencimento, mais do que acompanhar o prazo de renovação de seu certificado, vale ainda ficar atento se a assinatura já está validada em caso de atualizações recentes.

Rejeições ligadas ao layout

Ao autorizar os CT-es, a SEFAZ confere também o preenchimento de todos os campos necessários e o cumprimento de todas as regras vigentes. Porém, rejeições ligadas ao layout geralmente acontecem quando, no processo de emissão, é necessário preencher muitos campos de forma manual e, consequentemente, a chance de erros se torna maior. Veja algumas rejeições que indicam erros no preenchimento:

• 263 – Rejeição: CPF da consulta inválido
• 401 – Rejeição: CPF do remetente inválido
• 419 – Rejeição: IE do remetente inválida
• 676 – Rejeição: CFOP informado inválido

Rejeições ligadas à numeração do CT-e

Para garantir que um mesmo documento não seja recebido mais de uma vez, a Sefaz confere a numeração de cada CT-e. Nesse caso, a duplicação dos números não é muito comum quando é utilizado sempre o mesmo sistema de emissão, mas pode ocorrer principalmente quando as transportadoras migram de um sistema para outro ou quando utilizam dois softwares de emissão de documentos. Por serem sistemas proprietários, sem nenhum tipo de vínculo e possuírem suas próprias contagens, coincidentemente podem ser gerados números já registrados pela SEFAZ. Para evitar esse tipo de erro, uma medida muito simples é garantir que seu novo emissor possa dar sequência ao seu último CT-e emitido. As rejeições que indicam duplicidade do número de CT-e, são:

• 204 – Rejeição: Duplicidade de CT-e [nProt:999999999999999][dhAut: AAAA-MM-DDTHH:MM:SS TZD]
• 539 – Rejeição: Duplicidade de CT-e, com diferença na Chave de Acesso
[chCTe: [9999999999999999999999999999999999999999999]
[nProt:999999999999999][dhAut: AAAA-MM-DDTHH:MM:SS TZD]

Rejeições ligadas ao emitente

Por fim, o processo de autorização confere se o emitente está credenciado e autorizado a emitir CT-e na Secretaria da Fazenda. Para que não ocorra nenhum tipo de rejeição nesse sentido, confira se o CNPJ foi informado corretamente, se há alguma pendência com a Sefaz ou, ainda, se o credenciamento foi finalizado.

• 203 – Emissor não habilitado para emissão do CT-e
• 245 – CNPJ Emitente não cadastrado

E você? Já passou por alguma rejeição que não comentamos acima ou ficou com alguma dúvida? Compartilhe nos comentários!

Pode ser que em algum momento você já tenha se deparado com dúvidas sobre cancelamento e anulação de CT-e. Têm a mesma função? Podem ser usados nos mesmos casos? O que fazer depois de cancelar ou anular? Isso pode acontecer porque diferentemente do dicionário em que os verbos “cancelar” e “anular” são considerados sinônimos, quando se referem aos documentos fiscais utilizados pelo transporte de cargas, eles têm funções bem distintas.

Então, para que você não tenha mais dúvidas sobre cancelamento e anulação, precisamos diferenciá-los melhor.

Cancelamento de CT-e

Utilizado quando algum erro de qualquer origem é identificado, o cancelamento só pode ser feito antes do início da viagem ou quando não há nenhum outro impedimento, como a passagem por barreiras fiscais ou praças de pedágio, por exemplo. Estar atento aos possíveis erros antes de iniciar a operação é um detalhe muito importante, pois, com o aumento dos mecanismos de fiscalização, o tempo hábil para corrigir ou cancelar documentos está cada vez menor. Além disso, você precisa lembrar que para poder cancelar um CT-e que já está vinculado a um MDF-e, a corrida contra o tempo aumenta, já que para executar essa ação é necessário cancelar primeiro o manifesto que possui prazo máximo de 24h para cancelamento após sua emissão.

Lembre-se ainda que se o cancelamento não for possível, existem outras alternativas que podem remediar o erro. Para não ter dúvidas, basta observar a natureza do problema. Para erros em campos específicos, por exemplo, a carta de correção pode ser suficiente. Já em caso de valores inferiores, uma opção viável é o CT-e de complemento ou, se não couber, a anulação de valores que veremos a seguir.

Anulação de CT-e

Se você já iniciou a viagem, conferiu e verificou que o erro diz respeito aos valores do documento e, se nesse caso não couber o CT-e de complemento, é possível utilizar a anulação de valores.

Ao contrário do cancelamento, a anulação pode ser feita durante a viagem ou em até 60 dias a partir da emissão do documento a ser anulado. Além disso, o processo de anulação é um pouco diferente quando o tomador do serviço é ou não contribuinte do ICMS.

Caso não seja contribuinte do ICMS, o tomador deve emitir uma declaração com o número e a data de emissão do CT-e a ser anulado e também com o motivo do erro.

Com essa declaração, a transportadora pode emitir um CT-e de anulação para o documento com erro, adotando os mesmos valores do serviço e do tributo, informando a natureza “Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”. Após, um CT-e substituto será emitido destacando o CT-e com erro e adicionando a observação “Este documento substitui o CT-e número e data em virtude de (especificar o motivo do erro)”.

Já o processo utilizado para anular quando o tomador é contribuinte do ICMS passa por pequenas mudanças com a chegada do CT-e 3.0. Além de emitir uma NF-e de anulação, como antes da mudança, o tomador também terá a opção de acionar um evento de desacordo, o que exigirá que a transportadora emita o CT-e de anulação, como explicamos abaixo, com um antes e depois:

Quando o tomador é contribuinte do ICMS
Antes do CT-e 3.0	Para anular valores de um CT-e, o tomador só tinha a opção de importar o documento que havia sido emitido errado para o seu sistema para então poder emitir uma NF-e de anulação. Com o xml desse documento e DANFE em mãos, a transportadora precisava emitir apenas o CT-e de substituição.
Depois do CT-e 3.0	Agora, além de poder escolher pela forma que já era feita, o tomador contribuinte do ICMS pode optar por utilizar em seu sistema de emissão o evento de desacordo. Caso isso ocorra, a transportadora emite, na sequência, o CT-e de anulação e o CT-e de substituição.

Ou seja, com a nova versão do CT-e, o processo de anulação pode ser muito parecido para os dois tipos de tomadores. A única coisa que diferencia os dois casos é que tomadores contribuintes do ICMS podem utilizar um evento de desacordo, enquanto que os não contribuintes do ICMS emitem uma declaração. Em ambos os casos, a transportadora dá sequência ao processo emitindo primeiro CT-e de anulação e depois o CT-e de substituição.

Atenção! Para que o evento de desacordo possa ser utilizado, o sistema de emissão de documentos do tomador precisa ter essa função habilitada e a transportadora precisa estar emitindo o CT-e na versão 3.0.

Por fim, podemos dizer que cancelamento e anulação são só duas das muitas alternativas disponibilizadas pela Sefaz para retificar informações de um CT-e. Nossa dica é, então, estar sempre atento a cada uma delas e a quando devem ser utilizadas, para que, diante de algum erro, você possa tomar as decisões mais corretas em menos tempo possível.

Também aproveitamos para recomendar a leitura do post “Saiba quais são os tipos de CT-e e quando devem ser utilizados” que com certeza vai te ajudar a entender ainda mais.

Uma prática muito comum no transporte rodoviário de cargas é a contratação entre transportadoras. Mais comum ainda entre uma empresa de maior e menor porte, a subcontratação é um processo muito simples, mas que gera muitas dúvidas quanto a utilização do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Acontece que nesse processo geralmente temos a emissão de dois tipos diferentes do documento: um CT-e do tipo “normal” e um CT-e de subcontratação, também conhecido como contra CT-e.

Antes de tudo, é preciso saber que a subcontratação ocorre quando o prestador de serviço (contratante) opta por não realizar o serviço com veículo próprio e contrata outra transportadora, cooperativa ou autônomo (subcontratado) para a realização do frete. Diferentemente do redespacho, onde é cumprido apenas parte do trajeto, na subcontratação a empresa subcontratada fica encarregada de fazer todo o percurso, do início ao fim.

O CT-e utilizado para acobertar a operação de transporte é do tipo “normal” e de total responsabilidade da transportadora contratante. A única diferença, nesse caso, está no campo de observações do CT-e que deve ser preenchido com a expressão “transporte subcontratado com”, seguida do nome do proprietário do veículo, marca, placa e UF. Além disso, o contratante também é responsável pelo pagamento do respectivo imposto, quando devido.


Ainda que a emissão obrigatória do documento para fins de transporte seja realizada pelo contratante do serviço, assim como acabamos de explicar acima, em caso de subcontratação também pode existir a emissão do CT-e por parte do subcontratado para comprovação de receita.

Mesmo não sendo obrigada a emitir um CT-e, geralmente a transportadora que é subcontratada opta pela emissão de um CT-e de subcontratação, logo após o fim da viagem, para poder justificar sua receita e cobrar seu serviço. Nele constam todos os dados do CT-e original, tendo algumas pequenas diferenças:

• Tipo do Serviço: indicado como “Subcontratação”.
• Documentos de Transporte Anterior: como esse campo não existe no CT-e do tipo normal, ele serve para indicar dados do documento da respectiva operação de transporte de interesse. Nele deve constar dados como chave de acesso, número de série, CNPJ do emitente do CT-e normal.
• Observações: um pequeno resumo com informações do contratante e da emissão do documento a que se refere. Abaixo, veja um exemplo de observação:
  “Documento emitido somente para efeito de cobrança. Transporte contratado em caráter de subcontratação referente ao documento (número do documento + data de emissão + nome da transportadora contratante + CNPJ do contratante + data e hora do início da viagem).”

Em síntese, quando uma transportadora contrata outra para a realização de um frete, a emissão do CT-e do tipo “normal” é obrigatória para a contratante enquanto que a subcontratada, mesmo que dispensada da emissão do documento, pode optar pelo CT-e de subcontratação para fins de cobrança e controle próprio, se assim desejar.

E você? Utiliza o CT-e de subcontratação com muita frequência? Aproveite o campo abaixo para compartilhar suas experiências, tirar alguma outra dúvida ou completar com alguma informação que considere importante. Vamos adorar tê-lo por aqui! :)

Para fechar a nossa Semana do CT-e com chave de ouro, que tal falarmos sobre o tão discutido CT-e 3.0, que entra em vigor obrigatoriamente na próxima segunda, dia 04 de dezembro? Entre todas as alterações previstas com a atualização do documento, escolhemos as mais importantes e de conhecimento obrigatório para quem trabalha com transporte rodoviário de cargas. Para facilitar sua compreensão separamos esse texto em três partes: itens retirados do CT-e, relação entre CT-e 3.0 e MDF-e 3.0 e como garantir que as emissões na nova versão ocorram sem imprevistos.


Por terem sido feitas basicamente na estrutura do arquivo XML, as mudanças sofridas nas informações do conhecimento podem ser imperceptíveis para quem trabalha com transporte de cargas. Em resumo, no CT-e 3.0 foram retirados campos específicos que continham informações referentes a:

• veículos;
• proprietários;
• motoristas;
• vale-pedágio;
• lacres de carga;
• previsão de entrega;
• CIOT;
• indicativo de lotação ou fracionado;
• informações do seguro da carga;
• forma de pagamento.

Portanto, em consequência da exclusão dessas informações, a DACTE (documento auxiliar) também foi alterada com a versão 3.0. A versão impressa que acompanha a carga transportada durante o trajeto agora não lista mais os quadros como o tipo do tomador de serviço, forma de pagamento, informações do seguro (seguradora, responsável, número de apólice e número de averbação) e, mais abaixo, todas as informações específicas do modal rodoviário.

Aqui vale ainda lembrar que itens como informações de veículos, proprietários, motoristas, vale pedágio e CIOT, considerados mais importantes e que foram retirados no CT-e 3.0 já constavam no MDF-e e seguem na nova versão do manifesto. Já as informações de seguro e lacres de carga deixaram o CT-e, mas foram incluídas no MDF-e 3.0.

Idealizados de forma conjunta, agora os dois documentos possuem objetivos distintos. Com as versões 3.0, o CT-e passa a ser voltado apenas para acobertar o fato gerador da prestação de serviço, não necessariamente o transporte em si que, no caso, passa a ser refletido no MDF-e, considerado agora um documento para fins de fiscalização por parte da agência reguladora (ANTT).

Por conta disso e pelo fato de muitas informações consideradas importantes terem sido transferidas para o MDF-e, surge uma dúvida comum entre os transportadores: com as versões 3.0, quem até então não era obrigado, precisa passar a emitir o MDF-e?

Esse questionamento se justifica principalmente pelo fato de CIOT e seguro de carga não integrarem a versão 3.0 do CT-e, mas continuarem sendo cobrados pela agência reguladora.

Diante dessa situação é importante lembrar que a emissão do MDF-e continua não sendo obrigatória em todos casos, apenas em transportes interestaduais e, em alguns estados, também em operações intermunicipais. Mesmo assim, ele é um documento que pode ser emitido a qualquer momento, por qualquer transportadora, tornando-se uma opção para aqueles que mesmo não sendo obrigados a emitir queiram informar vale pedágio, CIOT e seguro de carga em algum documento para fins de fiscalização.

Então mesmo que cada estado tenha a sua obrigatoriedade, indicamos que todas as operações de transporte sejam acobertadas também pelo MDF-e, visto que a ANTT continuará fiscalizando informações importantes que deixaram de constar no CT-e por conta da versão 3.0.


Para que você passe pela transição do CT-e 3.0 é importante contar com um sistema de emissão já atualizado, com todas as adequações da nova versão. Principalmente para você, transportador, o ideal é que o sistema que você for utilizar possa fazer a atualização com total transparência, sem que isso interfira em sua rotina de emissões. Consideramos esse item importante, pois as alterações que dizem respeito ao transporte de carga estão basicamente no arquivo XML do CT-e e devem ser sentidas apenas na versão impressa do CT-e 3.0 que, como já vimos, perdeu alguns quadros.

Outro fator a ser levado em consideração é a compatibilidade com seus clientes e com os sistemas com os quais você possui integração. Para que seu CT-e 3.0 seja lido corretamente pelo sistema do tomador de serviço, ele também precisa estar adaptado à nova versão do documento. O mesmo deve ser certificado com empresas como seguradoras, por exemplo, para as quais o seu CT-e é encaminhado durante a averbação de carga.